Specialisten in contracten, rechten en planningen

Tekst: Gusta Winnubst

Ze buigen zich over de kleine lettertjes van contracten met onder andere theaters, choreografen en componisten en zetten met schijnbaar gemak een tournee op voor een gezelschap van 50 personen. En nog zoveel meer valt er onder het takenpakket van het zeskoppige team van Company Management. Twee van hen, Lara Meeuwissen en Maarten van Herwijnen doen dit al jaren met veel energie.

Het team van Company Management kun je liefkozend de duizendpoten van NDT noemen. Ze houden zich met organisatorische zaken bezig rond de voorstellingen van NDT 1 en NDT 2. Veel tijd zit er in het vastleggen van theaters, maar ook choreografen, componisten, licht-, kostuum-, set ontwerpers, dramaturgen, choreografisch assistenten en gastdocenten. Maarten: “Secuur werk en soms een langdurig traject. Overzeese voorstellingen zoals in Azië of Noord-Amerika proberen we al twee jaar van tevoren vast te leggen. Door de gevolgen van de pandemie is er nu een kortere lead bij theaters in Nederland en Europa en kennen we ook veel verschuivingen in de planning. Het is flink puzzelen. Soms komt er lastminute een verzoek binnen of kunnen wij een theater benaderen omdat we ruimte hebben.

De contractonderhandelingen met de theaters zijn sinds de pandemie steviger en dat is begrijpelijk. Gelukkig blijven er ook vanuit het buitenland veel aanvragen voor NDT. Het is prettig om een internationale tournee te organiseren naar een theater waar we regelmatig terugkeren. Dan kennen we de omstandigheden, zoals het theater, de mensen, de omgeving en zelfs het hotel. Maar het blijft interessant om nieuwe theaters te bezoeken.”

NDT 1 reist met een ploeg van 50 personen: zo’n 28 dansers, 10 technici, de artistieke staf, 2 kleedsters, een pianist, een fysiotherapeut en natuurlijk een company manager. NDT 2 is een kleiner gezelschap, met ongeveer 26-28 personen. Maarten: “Na het vastleggen van de speeldata  en onderhandeling van het contract duiken we in de praktische zaken zoals het organiseren van trein- of vliegtickets, opstellen van het tourschema, checken van de faciliteiten op de locatie en in sommige gevallen ook checken of iedereen ruimte in z’n paspoort heeft voor de visum aanvraag.

Auteursrechten voor choreografen, componisten en muziekrechten, zijn een vak apart. Maarten: “Voor de livestreams die we in coronatijd succesvol bij NDT lanceerden, komt daar een nieuwe dimensie bij. Een choreograaf bijvoorbeeld, moet toestemming geven voor de streaming van de liveregistratie van het ballet. Tijdens de pandemie waren ze snel bereid mee te werken aan de livestreams, nu theaters weer open zijn, wordt daar soms anders naar gekeken.” Geduld is een schone zaak om muziekrechten te regelen, vertelt Lara: “We willen geen enkel risico lopen dat rechten niet  goed zijn afgedekt, daar zijn we heel secuur in.

We onderhandelen met componisten die nieuwe werken voor ons maken en een keer per jaar werken we samen aan een programma met Het Balletorkest. Voor de muziekkeuze in een nieuw werk pluizen we alles uit: de lengte, heeft de componist het hele stuk zelf ontwikkeld of is er (deels) gebruikgemaakt van bestaand werk? En van wie is de uitvoering? Een voorbeeldje: een opname van een paar minuten, gespeeld door een Amerikaans orkest, kan betekenen dat pakweg 92 orkestleden allemaal hun toestemming moeten geven. Daarom duurt zo’n traject al gauw drie maanden. Overigens krijgen we ook wel eens ‘nee’ te horen. Bijvoorbeeld als een componist wil dat zijn werk uitsluitend  wordt gebruikt voor een film.”

Naast de onderhandelingen met theaters en externe partijen, is er intern ook overleg over de financiën. Voor ieder kalenderjaar stellen we per programma en tour een budget op. Maarten: “We werken voor nieuwe productie o.a. samen met Joost van Hilten van het productieteam en Yolanda Klompstra van het kostuumatelier. Zodra de plannen voor nieuwe producties concreter houden we elkaar op de hoogte en proberen te schuiven waar nodig. Een groot probleem is dat de kosten van materialen en transport explosief zijn gestegen en de levertijden zijn verlengd. Daardoor moeten we nog creatiever zijn met de budgetten, ideeën nog eerder op tafel krijgen en planningen naar voren halen.’

De eigenschappen voor een goede Company Manager: goed kunnen plannen, organiseren, vooruitdenken, flexibel zijn en problemen direct kunnen oplossen. Maarten: “Je raakt eraan gewend om in hoog tempo te werken, het proces van A tot Z te begeleiden, betrokken zijn bij veel verschillende onderwerpen en direct kunnen schakelen. Tijdens de pandemie is ons vermogen om te schakelen en plannen te herzien naar een nieuw niveau gestegen.” Vind maar eens zo’n schaap met vijf poten. Lara: “Gelukkig hebben we alle mensen in huis en leiden we nieuwe mensen goed op. Ik spreek uit ervaring, tijdens mijn stage en de eerste jaren hier heb ik uitstekende begeleiding gehad en heel veel geleerd van het team.”